نامه اداری

 

نامه به سرکنسول گری

عکس نامه

عکس نامه

اصلاحات نامه اداری

پیوست

جناب آقای/ خانم …..

مدیرعامل محترم شرکت …..

 

ه به سایز و نوع فونت مورد استفاده در هر یک از این قسمت‌ها می‌پردازیم:

• عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه: این عبارات با فونت B Titr و سایز ۱۱ بولد نوشته می‌شود.

• متن نامه: محتوا و متن اصلی نامه با فونت B Zar و سایز ۱۳ بولد نوشته می‌شود.

• مشخصات امضاء کننده نامه: این قسمت با فونت B Titr و سایز ۱۱ بولد نوشته می‌شود.

• مشخصات گیرندگان رونوشت: با فونت B Zar و سایز ۹ بولد نوشته می‌شود.

• آدرس و مشخصات شرکت: در سربرگ نامه‌های اداری علاوه بر نشانی دقیق پستی و پایگاه اینترنتی سازمان، نام، شماره تلفن، شماره نمابر و ایمیل آن نیز ذکر شود. این عبارات در سربرگ A5 با فونت B Zar و سایز ۷ بولد نوشته می‌شود.

موضوع: دعوت به برگزاری جلسه

با سلام و احترام،

مقدمه نامه که برای شروع ورود به بحث و آمادگی ذهنی گیرنده پیام ضروری است. دوم، اصل متن نامه که به بیان هدف اصلی برقراری ارتباط اشاره دارد. در این قسمت فرستنده باید سعی کند با کوتاهترین جملات و عبارت‌های ممکن، به شکل شفاف، انگیزه اصلی خود را به گیرنده پیام منتقل کند. سوم، نتیجه‌گیری نامه که فرستنده به طور صریح به رفتار، عمل و کار خاصی که در نظر دارد، اشاره می‌کند.

 

موضوع نامه اداری یک عبارت کوتاه، رسا و گویا درباره محتوای نامه است.

 

 

مختصر مفید

 از جمله امری استفاده نکن

• ر نوشتن نامه باید از عبارت‌ها و کلمات زائد «حشو» پرهیز کرد،

• وحدت کلی موضوع نامه از آغاز تا پایان، حفظ شود،

تی نامه اداری از مقام پایین‌تر به مقام بالاتر ارسال شود، می‌توان از عباراتی مانند «به استحضار می‌رساند» استفاده کرد. اما اگر نامه از مقام بالاتر به مقام پایین‌تر ارسال گردد، استفاده از عباراتی مانند «به اطلاع می‌رساند» یا «به آگاهی می‌رساند» کاربرد بیشتری دارد.

 

 

رونوشت

1. نسخه اصلی برای گیرنده

2. نسخه دوم برای بایگانی

3. نسخه سوم برای اقدام‌کننده

بهتر است فونت رونوشت را از فونت اصلی متن کوچکتر کنید. مثلا اگر سایز فونت اصلی نامه شما 14 است، رونوشت‌ها را با فونت 12 یا 11 بنویسید (این اعداد می‌توانند در شیوه‌نامه نگارش نامه اداری سازمان شما متفاوت باشد.)

 

 

نمونه مناسب نامه درخواست

... خواهشمند است مدارک اینجانب را که به پیوست ارائه شده بررسی و در صورت امکان (یا صلاح‌دید) دستورات لازم را مبذول فرمایید.

در این خصوص دستور مساعد جنابعالی راهگشا خواهد بود.

 

 

 

نامه‌نگاری به مقام بالاتر

 

 

در نوشتن نامه به مقام بالاتر، ضمن کاربرد کلمات محترمانه، معمولاً خواسته خود را با فعل سوم شخص به اطلاع گیرنده می‌رسانیم و از جملاتی مشابه مثال‌های زیر می‌توانیم استفاده کنیم:

 

 

به اطلاع می‌رساند...
توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌دارد...
خواهشمند است پیگیری لازم را مبذول فرمایید...
خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات مقتضی به عمل آید...

 

 

نامه‌نگاری به مقام هم‌ردیف

 

 

لطفاً با درخواست وام ... موافقت شود
خواهشمند است اعلام نمایید ...

 

 

نامه‌نگاری به مقام پایین‌تر

 

از حسن توجه شما سپاسگزارم.
با آرزوی توفیق و سلامتی برای شما.
به امید فراهم شدن امکان همکاری‌های بیشتر.
از همکاری شما کمال تشکر را دارم.

 

 

لازم است هرچه سریعتر اقدام شود...
مقتضی است که مطابق با آیین‌نامه انجام شود...

 

مورخ	به تاریخ
کمال امتنان را دارم	بسیار سپاسگزارم
مستدعی است	درخواست یا تقاضا دارم
خاطر عالی مستحضر است	همانطور که اطلاع دارید
به طریق مقتضی اقدام گردد	اقدام لازم صورت گیرد
حتی‌الامکان	در صورت امکان
فوق‌الاشاره	یادشده
ذیل‌الذکر	در ادامه ملاحظه می‌کنید(می‌فرمایید)
بسمه تعالی	باسمه تعالی